wrapper

Приходит время и годами взращиваемая автоматизированная система учета перестает устраивать и руководство, и сотрудников предприятия. По таким аспектам, как низкая производительность, ограничения функциональных возможностей, невозможность реализации требуемых задач, не универсальность отчетов. Принимается решение о переходе на новый современный программный продукт.
Руководство предприятия перед IT-службой ставит задачу по замещению существующей автоматизированной системы на новую, т. е. на базе нового программного продукта необходимо выполнить автоматизацию учета в соответствии с существующими правилами учета предприятия, с обеспечением требуемой функциональности системы.
Правильна ли такая постановка задачи? Не накладывает ли она ограничения?
Внедрение новой автоматизированной системы достаточно ресурсоемкий процесс (время, силы, деньги). К тому же процесс и стрессовый. Сотрудникам придется прожить сложные времена с дополнительной нагрузкой. Зачастую многих пугает и предшествующий опыт проведения автоматизации. Вполне закономерно стремление снизить «кровавость» этого процесса. Что достигается грамотной подготовкой, организацией и реализацией проекта автоматизации. И важным аспектом при этом является не только побороть естественный страх перед «новым». А встать на позицию получения и реализации новых возможностей, которые открываются перед предприятием, и позволят вывести бизнес на новый количественный и качественный уровень.
Проект автоматизации не является персональной задачей IT-службы. Действовать должна сборная команда проекта – из ключевых сотрудников различных функциональных служб. И, наверное, это главное – при участии и поддержке первых лиц предприятия. Как минимум – руководство предприятия выступает заказчиком новой системы, транслирует свои требования к ее функциональности и предоставляет административные ресурсы для эффективной реализации проекта.
С одной стороны – современные программные продукты предоставляют мощный инструментарий не только для ведения учета, но и для управления деятельностью предприятия, и открывают новые возможности развития и учета, и управления. С другой стороны, именно исполнители (являющиеся и пользователями этих систем) знают (как никто другой) потребности, проблемы и перспективы развития учета и управления на данном предприятии. И эти носители знаний должны принимать активное участие в создании нового инструментария, который впоследствии им же и применять в своей деятельности. Как минимум, их участие необходимо на этапах формирования функциональных требований к новой системе и тестирования типового функционала базового программного продукта.
В каждом бизнесе, в большей или меньшей мере, присутствует специфика ведения деятельности и ее отражения в учете. Для бизнесов с ярко выраженной спецификой предназначена линейка отраслевых продуктов фирмы «1С». В большинстве же случаев при выборе программного продукта ключевым аспектом является – занимается ли предприятие производством, торговлей, оказанием услуг. В тоже время, какими бы универсальными ни были программные продукты, есть вероятность, что какие-либо потребности бизнеса не будут обеспечены их функциональными возможностями. В этих случаях требуется дополнительное развитие базового функционала выбранного программного продукта.
Эффективная автоматизированная система подразумевает оптимальное использование типовых возможностей программного продукта и его адекватную адаптацию под бизнес-задачи предприятия.
Рассмотрим подробнее основные аспекты внедрения новой автоматизированной системы:
выбор базового программного продукта;
автоматизация «как есть»;
адаптация базового программного продукта под бизнес-задачи предприятия;
эффективная эксплуатация новой информационной системы.
Для большей наглядности перечисленные аспекты рассмотрим для предприятия, занимающегося торговлей. Однако все рекомендуемые принципы создания эффективной автоматизированной системы приемлемы для предприятий в любой сфере деятельности.
выбор базового программного продукта
Для торговли закономерен выбор современной системы «1С: Управление торговлей 8» (редакции 11), т. к. она автоматизирует следующие направления хозяйственной деятельности:
управление отношениями с клиентами,
управление правилами продаж,
управление процессами продаж,
управление торговыми представителями,
управление запасами,
управление закупками,
управление складом,
управление финансами,
контроль и анализ целевых показателей деятельности предприятия.
Система позволяет создать в компании единое информационное пространство, организовать четкое взаимодействие подразделений, помогает сотрудникам работать в команде, предоставляет средства интерактивного анализа ситуации с возможностью получения детальных расшифровок интересующих показателей.
По сравнению с предыдущими поколениями у современной платформы «1С: Предприятие 8.2» повышена масштабируемость, существенно развиты средства разработки прикладных решений, увеличена производительность. А также, решения, реализованные на данной платформе, позволяют пользователям подключаться и работать с информационной базой через Интернет, обеспечивая возможность удаленного получения информации и ввода данных.
При выборе нового программного продукта наряду с его базовым функционалом необходимо оценить и его дополнительные, сервисные функциональные возможности, которые могут существенно повлиять на эффективность использования системы.
Дополнительные функциональные возможности «1С: Управление торговлей 8»:
самообслуживание клиентов
Клиентам предоставляется внешний доступ к программе через Интернет (с установленными для них ограничениями доступа к информации). Клиенты оформляют заказы, эти заказы автоматически попадают в информационную базу и обрабатываются менеджерами. В любой момент времени клиенты могут посмотреть, в каком состоянии находятся заказы: поступили ли перечисленные ими оплаты, подготовлены ли заказы к отгрузке, можно ли забирать товары.
бизнес-процессы и задачи
Механизм бизнес-процессов позволяет объединять отдельные операции в цепочки взаимосвязанных действий, приводящих к достижению определенных целей. При инициации бизнес-процесса система проводит пользователей по заданной карте маршрута по задачам исполнителей. Типовое решение предоставляет готовые бизнес-процессы согласования: цен, заявок на возврат, документов закупки и продажи (ценовые, коммерческие, логистические, финансовые условия). Можно выполнять настройки требуемых бизнес-процессов, осуществлять контроль и анализ их выполнения.
регламентные задания
Механизм позволяет автоматически выполнять ряд действий по определенному расписанию. Список регламентных заданий можно расширять, добавляя новые задания, используя предопределенные шаблоны регламентных заданий (выполнить классификацию партнеров и товара, обмен данными, служебные обработки, уведомление исполнителей о новых задачах и т. п.)
календарные графики
Можно настраивать произвольный список календарей для указания графика работы предприятия в целом или отдельных его подразделений, графика оплаты, поставок или отгрузок для группы или индивидуально для партнера и т. п. Календари используются при настройке определенных правил и при регистрации операций.
контактная информация
Предоставляется возможность хранения и обработки широкого спектра контактной информации (собственной и сторонней) с применением гибкого механизма настройки и использованием адресного классификатора.
дополнительные реквизиты и сведения
Механизм позволяет расширять функциональность конфигурации, не внося в нее изменений. Наборы дополнительных реквизитов и сведений могут создавать и регистрировать пользователи для документов и справочников (для всех элементов справочника или для определенной его части). Например, для партнера-клиента зарегистрировать спец. аналитику, характеризующую специфику его деятельности, для документа – что он передан в архив и адресацию архива.
настройка и подключение внешнего оборудования
Обеспечивается взаимодействие информационной базы с торговым оборудованием: кассовые аппараты, сканеры штрихкодов, дисплеи покупателя, электронные весы, терминалы сбора данных, считыватели RFID-меток, устройства для считывания магнитных карт.
печать документов
Все печатные формы документов конфигурации используют единый механизм, позволяющий редактировать макеты печатных форм, не изменяя саму конфигурацию.
формирование документов в форматах.doc (Microsoft Word) и.odt (OpenOffice)
Печатные формы объектов могут формироваться не только на основе табличных макетов (формат MXL), но и на основе макетов офисных документов в форматах Microsoft Word и OpenOffice.org Write.
полнотекстовый поиск
Можно проводить полнотекстовый поиск в любых объектах информационной базы, отыскивая заданную строку во всех реквизитах объекта (включая присоединенные файлы, содержащие текстовую информацию).
работа с файлами
Предоставляется возможность хранения файлов произвольного формата. Объектами – хранителями файлов могут быть справочники и документы системы. Можно присоединять существующие файлы и создавать новые на основе шаблона или получать графические файлы со сканера, хранить и сравнивать версии файла, выполнять коллективное редактирование файлов.
работа с почтовыми сообщениями
Предоставляется возможность организации взаимодействия пользователей информационной системы с клиентами предприятия посредством электронной почты. На основании электронных писем можно вводить и просматривать документы для планирования и отражения дальнейшего взаимодействия с адресатом. Сформировав в системе печатные формы документов, их можно отправить адресату (командой «Отправить по почте») в качестве вложения в электронном письме.
версионирование объектов
Версионируемыми объектами могут быть справочники и документы. Система автоматически ведет историю изменений назначенных объектов: «Кто изменил объект?», «Когда произошли изменения?», «Что изменено в объекте?». Можно просматривать любую версию объекта, сравнивать любые версии объекта между собой, вернуться к требуемой версии.
дополнительные отчеты и обработки
Механизм позволяет расширять функциональность конфигурации, не внося в нее изменений. Дополнительные отчеты и обработки могут инициироваться из командного интерфейса, форм объектов и форм списков объектов (справочников и документов) – и таким образом формируются отчеты, печатные формы, создаются и заполняются определенные объекты, выполняются требуемые обработки.
электронные документы
Предоставляется возможность выполнять обмен электронными документами с контрагентами: каталогами товаров, прайс-листами, заказами, накладными, счетами на оплату и т. д. (электронный документ действует как аналог печатной формы документа). Для электронных документов реализована возможность установки электронной цифровой подписи (ЭЦП) и шифрования при передаче данных, что позволяет обмениваться юридически значимыми документами. Все действия можно выполнять непосредственно из формы документа программы. Поддерживается версионирование электронных документов.
обмен данными
Конфигурация позволяет выполнять обмен данными между различными информационными базами (в распределенной информационной базе или между базами с различными конфигурациями) по установленным правилам обмена. Обмен данными может быть односторонним или двусторонним и выполняться автоматически (по заданному расписанию) или вручную по требованию пользователя. Могут быть использованы различные каналы связи: сетевой каталог, электронная почта или FTP. Предоставляются средства настройки ограничений миграции данных между обменивающимися информационными базами, мониторинга и диагностики обменов данными.
При проектировании новой информационной системы необходимо учитывать аспект интеграции базового программного продукта с другими системами. Это позволит, реализовав автоматическую миграцию данных (в соответствии с «принципом однократного ввода»), избежать дублирования ввода информации и полноценно использовать функциональные возможности специализированных систем.
Традиционно рассматривается интеграция («содружество») трех флагманов программных продуктов фирмы «1С»:
«1С: Управление торговлей 8» – обеспечивает оперативный учет и позволяет передать необходимые учетные данные в бухгалтерскую систему.
«1С: Бухгалтерия 8» – предназначена для автоматизации бухгалтерского и налогового учета, включая подготовку обязательной (регламентированной) отчетности для предоставления в государственные органы и социальные фонды. Может получать учетные данные из систем оперативного и кадрового учета.
«1С: Зарплата и управление персоналом 8» – обеспечивает все основные процессы управления персоналом, а также процессы кадрового учета, расчета зарплаты, исчисления налогов, формирования отчетов и справок в государственные органы и социальные фонды, планирование расходов на оплату труда. Может интегрироваться с системами оперативного и бухгалтерского учета.
Дополнительные аспекты интеграции:
обмен с сайтом – выгрузка номенклатуры и обмен заказами клиентов с сайта.
«1С-Такском» – обмен юридически значимыми электронными документами с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП) через оператора электронного документооборота.
«1С-Отчетность» – отправка отчетности, получение уведомлений и прочий электронный документооборот (с ЭЦП) с контролирующими органами (ФНС, ПФР, ФСС, Росстат) по каналам связи, непосредственно из программ системы «1С: Предприятие», без переключения в другую программу.
«1С: Документооборот 8» – решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины.
системы для бюджетного управления предприятием – специализированная линейка продуктов.
аналитические системы – специализированная линейка продуктов.
автоматизация «как есть»
Зачастую управленческий учет предприятия формируется и развивается стихийно под влиянием многих факторов, одним из которых является и его информационная система. Ее функциональные возможности, способность к развитию, эффективность ее эксплуатации могут и способствовать развитию учета, и накладывать ограничения. В то же время существует и обратное влияние – новые потребности, возникающие в учете, инициируют изменения информационной системы.
Обычно изменения в учете носят реактивный характер отклика на изменившуюся или возникшую новую ситуацию в бизнесе, на изменения видения или появление новой персоны, непосредственно связанной с учетом (участник операций учета или потребитель результатов учета). При этом развитие учета осуществляется «точечно», а не системно. И далее следует «лоскутная автоматизация». За годы эксплуатации информационной системы она накапливает в себе, с одной стороны, закостеневшие «белые пятна», с другой стороны, массу устаревшего функционала (реквизиты справочников и документов, отчеты и т. п.), который не используется. По инерции регистрируются данные, накапливается статистика, сдаются отчеты, которые оттягивают на себя время и силы исполнителей, но никак не используются в принятии требуемых управленческих решений. Из года в год «не доходят руки» провести ревизию в учете, провести ревизию информационной системы и оценку уровня ее эксплуатации пользователями. Усугубляется ситуация, если правила учета не формализованы и отсутствует описание функционала системы. Даже если какая-либо документация существует, обычно она уже не актуальна. И весь этот «багаж» вовлекается в процесс создания новой автоматизированной системы. Таким образом, не только продолжается не использоваться потенциал развития учета предприятия и повышения эффективности эксплуатации его информационной системы. Но и, уже на старте, накладываются ограничения на внедряемый новый инструментарий.
Внедрение новой автоматизированной системы предоставляет прекрасную возможность оптимизировать систему учета предприятия. И сделать это с полноценным использованием возможностей современных информационных технологий и с учетом перспектив развития бизнеса.
Еще одним аспектом, усиливающим необходимость проведение оптимизации и формализации правил учета предприятия при создании новой автоматизированной системы, является то, что программный продукт «1С: Управление торговлей 8» предназначен не только для автоматизации учета, но и для помощи в управлении предприятием. Для этого предоставляется мощный инструментарий. Но насколько эффективно будет его применение, зависит от того, насколько хорошо он будет освоен и грамотно применен. Для формирования оптимальной структуры данных в новой автоматизированной системе учета и создания правил корректной эксплуатации системы пользователями необходимо создать соответствующие методические материалы, которые консолидируют правила учета предприятия и возможности используемого инструментария.
Оптимизация и формализация правил учета, методологическое обеспечение необходимы, если мы собираемся перевести информационную систему предприятия и ее эксплуатацию на качественно новый уровень, а не занимаемся автоматизацией «как есть» сейчас.
адаптация базового программного продукта под бизнес-задачи предприятия
Традиционно вопрос адаптации программного продукта под бизнес-задачи предприятия ассоциируется с модификацией типовой конфигурации «под себя». Тем или иным способом выбрав новый программный продукт, сразу же тем или иным способом формируется задание на модификацию его конфигурации:
печатные формы документов и элементов справочников;
дополнительные реквизиты справочников и документов;
специализированные обработки данных и объектов системы;
набор отчетов.
Для решения данных задач современный программный продукт «1С: Управление торговлей» редакции 11 на платформе «1С: Предприятие 8.2» предоставляет инструментарий:
редактировать предопределенные макеты печатных форм документов;
назначать справочникам и документам наборы дополнительных реквизитов и сведений;
добавлять в командный интерфейс и к формам объектов команды вызова специализированных отчетов и обработок, дополнительных печатных форм;
создавать новые варианты отчетов и предоставлять их определенным пользователям.
Все эти действия выполняются в режиме «1С: Предприятия», без внесения изменений в конфигурацию. Тем самым сохраняется возможность легко обновлять систему новыми редакциями программного продукта, выпускаемыми фирмой «1С».
Для успешного внедрения нового программного продукта необходимо полноценно освоить функциональные возможности типовой конфигурации и среды «1С» («1С: Управление торговлей» редакция 11; платформа «1С: Предприятие 8.2»).
Несколько основных аспектов успешного проведения адаптации нового программного продукта:
на первоначальном этапе освоения программы необходимо выполнить настройку типового функционала:
• правила учета
базовые классификаторы, параметры учета, сведения о предприятии, структура предприятия, структура хранения информации о товарах, услугах, партнерах, классификация и сегментация номенклатуры и партнеров, правила учета товарных запасов, схема межфирменных продаж…
• правила продаж и закупок
ценообразование, графики оплаты, классификация задолженностей, соглашения и договора с клиентами и поставщиками, процессы согласования, работа торговых представителей, маркетинговые мероприятия…
• настройка аналитики
детализация учета (направления деятельности, центры учета доходов и расходов, доходы, расходы, денежные потоки), правила формирования финансового результата, цели и целевые показатели
• настройка работы системы и работы пользователей
проведение тестирования с регистрацией реальных операций с реальными данными позволит проверить соответствие созданной архитектуры системы учета задачам бизнеса и определить потребности в методологическом обеспечении
в процессе выполнения настройки типового функционала и проведения тестирования проявляется «дельта» между функциональными возможностями типовой конфигурации и потребностями учета предприятия:
• «дельта # 1» – новые для предприятия возможности:
– избыточные возможности – например, предприятие не занимается розничной торговлей – соответствующий функционал отключается в настройках системы;
– потенциальные возможности – например, управление отношениями с клиентами – исторически сложилось так, что данную технологию не применяли на практике; вопрос требует дополнительной проработки о целесообразности применения – формируем «потенциальный резерв», о котором будем знать и при определенных условиях и с проведением требуемой подготовки начнем использовать;
– перспективные возможности – например, ордерная схема оформления складских операций – уже существует потребность изменения учета приемки и отпуска товара на складе – этот аспект детально прорабатывается и принимается к внедрению;
• «дельта # 2» – существуют потребности, не обеспеченные функционалом конфигурации:
– то, что можно реализовать без изменения конфигурации – создание дополнительных реквизитов справочников и документов; создание дополнительных вариантов отчетов; редактирование макетов печатных форм…
– то, что требует изменение конфигурации:
– модификация типового функционала – типовые объекты необходимо дополнить новыми функциональными возможностями
– создание нового функционала – необходимо создать новые объекты системы (справочники, документы, обработки, регистры, отчеты)
потребности, не обеспеченные функционалом конфигурации, необходимо оценить на актуальность и целесообразность их реализации; при принятии решения о реализации данной задачи в новой системе, прорабатывать ее необходимо комплексно и системно, с учетом всех взаимосвязей и с полноценным использованием функциональности новой системы
проработав указанным способом вопрос адаптации программного продукта, получаем:
• «полезность # 1» – четкое видение новой автоматизированной системы – ее архитектуры и функциональных возможностей
• «полезность # 2» – четкий контур работ по проведению оптимизации учета и созданию требуемого методологического обеспечения
• «полезность # 3» – четкий контур перспектив развития бизнеса, которые предоставляют современные информационные технологии
• «полезность # 4» – задание на модификацию конфигурации, которое адекватно отражает потребности в развитии функциональности системы и полноценно учитывает принципы работы с данной программой;
для получения всех преимуществ нового поколения программных продуктов необходимо выполнить модификацию конфигурации с полноценным использованием средств разработки прикладных решений платформы «1С: Предприятие 8.2» и соблюдением принципов формирования объектной модели базовой конфигурации (в данном случае – «1С: Управление торговлей»).
Процесс автоматизации, как лакмусовая бумажка, проявляет проблемные зоны и неиспользуемый потенциал в деятельности предприятия. И успешность этого процесса определяется: пойдет ли он по пути «наведения порядка» и комплексного решения задач автоматизации, или по пути «замещения существующей системы на новую», оставив все «как есть» сейчас.
эффективная эксплуатация новой информационной системы
Внедрение нового инструментария не является самоцелью. Это только средство для принятия обоснованных управленческих решений для эффективного управления бизнесом.
Каким бы идеальным ни был инструментарий, его эффективность обеспечивается полноценным его освоением и грамотным применением. Для автоматизированной системы это достигается путем решения ряда задач:
обучение пользователей системы возможностям среды «1С: Предприятие 8.2» и функционала базовой конфигурации;
доступность получения полноценной информации о возможностях системы;
организация эффективной передачи знаний о системе;
формализация правил корректной эксплуатации информационной системы и их внедрение;
отражение в регламентах предприятия (должностных, рабочих инструкциях) функций, связанных с эксплуатацией информационной системы;
периодическая оценка уровня эксплуатации системы пользователями и повышение их квалификации;
поддержание в актуальном состоянии – информационной системы, методик, регламентов;
управление изменениями информационной системы, бизнес-процессов и правил учета.
Затратив время, силы, деньги на внедрение нового улучшенного инструментария, и не улучшив его окружение (бизнес-процессы, учет, принципы его применения) – одержали ли победу?
Или упущенные возможности нивелируют успех?
Задача создания эффективной автоматизированной системы требует комплексного ее решения:
с оптимизацией и формализацией бизнес-процессов и правил учета,
с оптимальным распределением должностных функций по рабочим местам,
с созданием соответствующих регламентов,
с методологическим обеспечением,
с организацией эффективной передачи знаний,
с обеспечением эффективной эксплуатации системы,
с организационной и административной поддержкой проведения автоматизации,
с созданием системы управления изменениями.
Фисакова Наталья, Центр Информационных Технологий «Поли-Софт», www.poly-soft.ru

Об издании

16+

Сетевое издание Эпиграф.инфо
Зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Свидетельство о регистрации ЭЛ № ФС 77 - 70647 от 03.08.2017 г.

Адрес

Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью "МЕТРОПОЛИС-НСК"
Адрес учредителя 630091, Новосибирская обл., г. Новосибирск, ул. Державина, д. 28, оф. 604
Адрес редакции 630091, Новосибирская обл., г. Новосибирск, ул. Державина, д. 28, оф. 604
Главный редактор Еренкова Ольга Николаевна
Телефон редакции: (383) 210-51-50, 211-96-00,
e-mail: inform@epig.ru

Правовая информация

Распространяется бесплатно. Редакция не несет ответственности за достоверность информации, содержащейся в рекламных объявлениях. Редакция не предоставляет справочной информации.