wrapper

В статье подробно рассмотрены различные аспекты работы бухгалтера с документами: как хранить и уничтожать документы, какие сроки хранения установлены российским законодательством, кто может изымать первичные учетные документы, какая ответственность предусмотрена за нарушение установленных законодательством сроков хранения бухгалтерской отчетности. Эти и другие вопросы – в комментарии В. В. Патрова, члена Методологического совета по бухгалтерскому учету при Минфине России

Общие положения

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы.

В ст. 17 Закона от 22.10.04г. № 125- ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) записано: «...организации ... обязаны обеспечивать сохранность архивных документов... в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации...»

В п. 1 ст. 17 Закона от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 129-ФЗ) сказано: «Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет».

В пп. 8 ст. 23 НК РФ говорится: «Налогоплательщики обязаны...в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций – также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги».

Поскольку вышеуказанными нормативными документами предусмотрены разные сроки хранения документов, лучше применять нормы Закона № 129-ФЗ.

Порядок хранения документов и другие вопросы архивного дела регламентируются основными документами:

1. Закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04г. № 125-ФЗ;

2. Основные правила работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02г. (далее – Основные правила);

3. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.00г. (далее – Перечень);

4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете – утверждено приказом Минфина СССР от 29.07.83г. № 105.

Из всех вышеперечисленных нормативных документов наибольшую практическую ценность для бухгалтеров представляет Перечень.

Перечень типовых управленческих документов

Перечень представляет собой таблицу, состоящую из четырех граф:

1) номер статьи;

2) вид документа;

3) срок хранения документов;

4) примечание.

Статьи Перечня пронумерованы в сквозном порядке (с № 1 по № 523).

Все документы, перечисленные в графе 2, сгруппированы в 12 разделов с подразделами. Например, разд. 4 «Учет и отчетность», в т.ч. 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».

В графе 3 Перечня указаны сроки хранения каждого вида документов: 1 год, 5 лет, 75 лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться 5 лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – 75 лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим – не менее 5 лет.

Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание»: например, по договорам о материальной ответственности – 5 лет после увольнения материально ответственного лица, сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах – 5 лет после снятия с учета и т.д.

В ст. 22 Закона № 125-ФЗ указаны сроки временного хранения отдельных видов архивных документов, включаемых в состав Архивного фонда РФ, отсутствующих в Перечне (проектной документации по капитальному строительству – 20 лет, технологической и конструкторской документации – 20 лет, научной документации – 15 лет, кино- и фотодокументов – 5 лет и др.).

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

По некоторым документам (лицевые счета работников, договоры, соглашения и др.) рядом со сроком хранения указана отметка «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия).

Отметка «ЭПК» означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Примечания, используемые в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др.

На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.

В конце Перечня помещены «Указания по применению перечня», состоящие из трех разделов:

1. Общие положения.

2. Структура перечня и порядок его применения.

3. Организация проведения и оформления отбора документов на хранение и уничтожение.

 Порядок хранения и уничтожения документов

В Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете сказано, что документы текущего отчетного периода должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером. В установленные самой организацией сроки первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность подлежат передаче в архив организации.

Согласно ст. 13 Закона № 125-ФЗ организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

В ст. 15 вышеуказанного Закона говорится, что организации обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.

Обработанные первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и сопровождаются справкой для архива.

Кассовые ордера, авансовые отчеты, выписки банка, с относящимися к ним документами, должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание их утери или злоупотреблений.

Сохранность документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер.

Выдача документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности из бухгалтерии и из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В ст. 26 Закона № 125-ФЗ сказано, что организации при наличии у них соответствующих архивных документов обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ.

Документы постоянного срока хранения обычно хранятся в организации до их ликвидации.

По истечении сроков хранения в архивах организации источников комплектования архивного фонда РФ документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными организациями при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период.

Порядок проведения экспертизы ценностей, оформления ее результатов и передачи на уничтожение (утилизацию) указан в Основных правилах.

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, в частности для отбора документов с истекшими сроками хранения для утилизации, создается экспертная комиссия (ЭК).

ЭК создается приказом руководителя организации в количестве не менее трех человек. В состав ЭК в обязательном порядке включается руководитель архива (либо лицо, ответственное за сохранность документов в целом по организации). Председателем ЭК назначается один из руководящих работников организации, ответственный за делопроизводство и архив.

Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации.

Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой «ЭПК», а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

Документы, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача документов оформляется накладной, в которой указываются количество сдаваемых дел и масса макулатуры.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели). В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т.п.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

В ст. 23 Закона № 125-ФЗ сказано, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами.

В этой же статье говорится, что при ликвидации организации их документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.

 Порядок изъятия документов

В п. 8 ст. 9 Закона № 129-ФЗ сказано: «Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями... на основании их постановлений в соответствии с законодательством РФ. Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия». Об изъятии документов составляется протокол.

Чаще всего изъятие документов осуществляют органы налоговой инспекции. Поэтому ниже покажем механизм истребования и выемки документов, предусмотренный НК РФ.

В соответствии со ст. 93 НК РФ налоговые органы вправе истребовать у проверяемого налогоплательщика необходимые для проверки документы. Организация обязана направить или выдать налоговым органам в пятидневный срок заверенные должным образом копии истребованных документов.

Отказ налогоплательщика от представления запрашиваемых документов или непредставление их в указанные сроки признается налоговым правонарушением и влечет ответственность, предусмотренную ст. 126 НК РФ, т.е. штраф в размере 50 руб. за каждый документ, не представленный в установленный срок, а также штраф в размере 5 тыс. руб. при отказе предоставить необходимые документы. В последнем случае налоговый орган имеет право произвести выемку документов в порядке, предусмотренном ст. 94 НК РФ.

Выемка документов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку. Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) соответствующего налогового органа.

Выемка документов производится в присутствии понятых и лиц, у которых она производится. Если организация добровольно не выдает документы, налоговые органы производят выемку принудительно. Об изъятии документов составляется протокол. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в прилагаемых к нему описях с указанием их наименования и количества.

Если у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов будут уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, они вправе изъять подлинные документы. При изъятии таких документов с них изготавливаются копии, которые заверяются работниками налоговой службы и передаются лицу, у которого они изымаются.

Копия протокола о выемке документов вручается под расписку лицу, у которого они были изъяты.

 Ответственность за нарушение законодательства об архивном деле

В ст. 27 Закона № 125-ФЗ сказано, что юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ.

Административная ответственность за нарушение порядка и сроков хранения документов предусмотрена ст. 15.11 КоАП РФ: «Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 20 до 30 минимальных размеров оплаты труда».

Нарушение срока хранения – это отсутствие документов, обнаруженное при проверке, до истечения установленного срока хранения.

Статьей 19.7 КоАП РФ предусмотрены штрафы за непредставление в государственный орган необходимых сведений, в т.ч. и документов, или представление их  в неполном объеме или в искаженном виде, на должностных лиц – от трех до пяти МРОТ, на юридических лиц – от 30 до 50 МРОТ.

Налоговая ответственность за несоблюдение сроков хранения документов как таковая не предусмотрена. Можно привлечь к ответственности за непредставление сведений, необходимых для осуществления налогового контроля, по ст. 126 НК РФ – штраф 50 руб. за каждый непредставленный документ.

Кроме того, организация может быть оштрафована по ст. 120 НК РФ за «...отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета...» на сумму от 5 тыс. до 15 тыс. руб., а если эти деяния повлекли занижение налоговой базы – штраф в размере 10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 тыс. руб.

Налоговый орган имеет право избрать лишь одну меру ответственности, так как привлечение к двум видам ответственности за совершение одного и того же правонарушения противоречит принципу однократности юридической ответственности. Для должностных лиц предусмотрена только административная ответственность.

В некоторых случаях организации могут быть согласно ст. 111 НК РФ освобождены от ответственности за пропажу или гибель документов вследствие стихийного бедствия и других чрезвычайных обстоятельств (кража, пожар и т.п.). Однако следует иметь в виду, что вина организации в совершении правонарушения будет определяться в зависимости от вины ее должностных лиц, действия (бездействие) которых стали причиной совершения этого правонарушения.

Об издании

16+

Сетевое издание Эпиграф.инфо
Зарегистрировано в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций
Свидетельство о регистрации ЭЛ № ФС 77 - 70647 от 03.08.2017 г.

Адрес

Учредитель: Общество с ограниченной ответственностью "МЕТРОПОЛИС-НСК"
Адрес учредителя 630091, Новосибирская обл., г. Новосибирск, ул. Державина, д. 28, оф. 604
Адрес редакции 630091, Новосибирская обл., г. Новосибирск, ул. Державина, д. 28, оф. 604
Главный редактор Еренкова Ольга Николаевна
Телефон редакции: (383) 210-51-50, 211-96-00,
e-mail: inform@epig.ru

Правовая информация

Распространяется бесплатно. Редакция не несет ответственности за достоверность информации, содержащейся в рекламных объявлениях. Редакция не предоставляет справочной информации.