АРХИВ

Выгоды бухгалтерского аутсорсинга

Услугами аутсорсинга российские компании пользуются уже довольно давно, однако понятие аутсорсинга в нашем законодательстве отсутствует до сих пор. Тем не менее, малый и средний бизнес уже активно пользуется услугами аутсорсеров. Это снижает операционные издержки и позволяет с наибольшей эффективностью заниматься основной деятельностью.

Что такое аутсорсинг?

Аутсорсинг – передача части функций по обслуживанию деятельности компании другой организации – исполнителю. Главный принцип аутсорсинга – «оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше других». Чаще всего небольшие компании используют услуги аутсорсеров для ведения бухгалтерского учета, юридической защиты, подбора персонала, в IT-сфере. Так, в США и странах Евросоюза внешним бухгалтерским обслуживанием пользуются около 70% предприятий малого и среднего бизнеса.

В России цифры значительно ниже, но и у наших компаний, как отмечает исполнительный директор, оценщик, эксперт консультационной группы «Частный Консультант» Андрей Филатов, в последнее время все большее распространение находит практика передачи «проблемного» звена на аутсорсинг. «Бухгалтерия – «больное место» для многих руководителей. Проверки со стороны контролирующих органов, сдача годовых отчетов, смена главного бухгалтера – любое из этих рядовых событий может стать серьезной проблемой. Случается, что из-за недобросовестного ведения бухгалтерии возникает такая путаница, что проще закрыть фирму и открыть новую, чем доводить документы до необходимых стандартов. Неудивительно, что в последние годы и российские компании постепенно открывают для себя бухгалтерский аутсорсинг», – говорит А. Филатов.

«Аутсорсинг, – объясняет руководитель отдела бухгалтерского обслуживания консалтингового центра «Алтекс» Гельгина Бондаренко, – это способ оптимизации деятельности компании за счет сосредоточения на главном, ключевом направлении деятельности и передаче непрофильных функций внешним специализированным фирмам на договорной основе. Иначе говоря, под аутсорсингом понимается передача вспомогательных, поддерживающих или сопутствующих функций внешним исполнителям, специализирующимся в конкретной области и обладающим знаниями, опытом, техническим оснащением».

Кому выгоден аутсорсинг?

Директор ООО Компания «САЙБИКОН» Владислав Шелепов считает, что выгода очевидна для организаций, не имеющих возможность содержать штат высококлассной бухгалтерии, но имеющих в нем потребность. Выгодно это и для предприятий, где при небольшом количестве собственно учетной бухгалтерской работы любые ошибки бухгалтера могут быть крайне болезненны. Например, предприятия с крупными разовыми сделками или имеющие в основном сложные для правильного учета операции (внешняя торговля, сделки с финансовыми инструментами, недвижимостью и т. п.). Сюда следует также относить предприятия, для которых особо важно сохранение конкретного юридического лица, что не позволяет допускать возможность его ликвидации в результате бухгалтерских ошибок. Востребована услуга и для реализации отдельных «проектов» – ситуаций, когда предприятие проходит через этап трансформации, например, при смене собственников, банкротстве, реорганизации. У собственников практически нет времени на подбор кадров и постановку учета – ему нужен профессиональный результат, и немедленно. Ну и конечно, такая услуга востребована малым бизнесом, когда осуществляемые операции минимальны – как по объему, так и по количеству. Такие заказчики в основном стремятся минимизировать расходы на бухгалтерию», – поясняет В. Шелепов.

Исполняющий обязанности директора ООО «Центр Консалтинговых Услуг» Роман Черепанов дополняет коллегу. «Это выгодно компаниям, специфика которых такова, что ежеминутное присутствие бухгалтера на рабочем месте необязательно, и даже бессмысленно. В этом случае аутсорсинг – экономия времени и денег. Если же нужно чтобы бухгалтер постоянно присутствовал, то есть смысл передать на аутсорсинг составление отчетности, тут также получится экономия – ведь отпадет необходимость в найме профессионального бухгалтера, который запросит соответствующую зарплату. Достаточно будет нанять бухгалтера на первичную документацию, даже студента, знающего 1С. Отчетность же сдается квартально, и оплата аутсорсинговой компании будет единовременной, что однозначно дешевле, чем ежемесячно оплачивать услуги профбугалтера», – подчеркивает Р. Черепанов.

Управляющий партнер Группы компаний Даймонд Татьяна Жулябина напоминает, что передача сторонней организации непрофильных функций выгодна в любой экономической ситуации, и не только в условиях кризиса, когда компании ищут возможности сокращения и оптимизации издержек.

«Бухгалтерский аутсорсинг – это не только экономия средств за счет оборудования рабочего места, налогов с фонда оплаты труда, расходов на обучение штатного бухгалтера, приобретение периодических бухгалтерских изданий и канцтоваров. Это, на мой взгляд, прежде всего качество предоставления услуг и ответственность за результат. Серьезные консалтинговые компании имеют страховку. Если была допущена ошибка, клиент может получить компенсацию. Перед тем как принять решение об аутсорсинге, фирма должна решить, что будет для нее выгоднее – самостоятельно вести бухгалтерию или поручить это сторонней организации. Для того чтобы решение было взвешенным, фирмам нужно знать о преимуществах бухгалтерского аутсорсинга и его недостатках для некоторых видов деятельности», – уточняет Т. Жулябина.

Что может аутсорсер?

Р. Черепанов: «Ведение бухгалтерского и налогового учета, составление и сдача отчетности, защита интересов в ИФНС. Конечно, подход к каждой компании индивидуален – здесь и ведение «Клиент-Банка», кадрового делопроизводства, подготовка пакета документов на получение кредита в банке. Все зависит от желания клиента и от наличия необходимых специалистов должного уровня в аутсорсинговой организации».

В. Шелепов: «Состав услуги определяется в каждом конкретном случае исходя из потребностей клиента, и может включать в себя практически все процедуры учета – от подготовки первичных документов, расчетов заработной платы до анализа финансово-хозяйственной деятельности. Договор может включать в себя также оказание различных смежных услуг, например, юридическое или секретарское обслуживание».

Г. Бондаренко: «Бухгалтерское сопровождение включает широкий спектр услуг, прямо или косвенно связанных с ведением учета и составлением отчетности у заказчика:

1. Разовые услуги. Постановка бухгалтерского учета, целью которой является разработка и внедрение оптимальной схемы учета, позволяющей с наименьшими затратами проводить первичные документы и получать отчетность, соответствующую требованиям внешних и внутренних нормативных актов; восстановление бухгалтерского учета включает услуги по восстановлению учета всех хозяйственных операций и проводок с формированием уточненной бухгалтерской и налоговой отчетности и защитой ее в налоговых и других органах;

2. Регулярные услуги. Ведение бухгалтерского учета – это полноценное ведение учета организации в соответствии с законодательством по уже готовой первичной документации, предоставленной компанией-заказчиком; сопровождение бухгалтерского учета включает в себя организацию учета, контроль за ведением учета, консультирование по текущим вопросам и составление отчетности в соответствии с законодательством;

3. Другие услуги. Например, составление налоговых деклараций, анализ финансовой и хозяйственной деятельности, составление бухгалтерской отчетности».

Когда выгоден аутсорсинг?

Наиболее эффективно и оптимально построить бухгалтерию предприятия с использованием аутсорсера, по мнению специалистов, можно следующим образом.

Для компаний малого бизнеса и ИП наиболее эффективно полностью передать бухгалтерию на аутсорсинг. Крупным компаниям удобнее иметь своего бухгалтера на первичном учете и передавать всю документацию на обработку и анализ аутсорсеру раз в месяц. Чаще всего к услугам аутсорсеров прибегают – торговые и строительные компании – общества с ограниченной ответственностью, использующие ОСНО или средние объемы производства (продаж).

«Важно понимать, – говорит В. Шелепов, – что экономию нужно считать не только как экономию заработной платы и административных издержек, но в первую очередь – как экономию на бухгалтерских ошибках. Аль Капоне приписывают фразу, что «бухгалтер росчерком пера украдет больше, чем десять вооруженных грабителей». И даже если бухгалтер будет абсолютно добросовестен, налоговое законодательство весьма сложно, местами противоречиво и очень быстро меняется, что поддерживает налоговые риски на высоком уровне. Разумеется, в условиях финансового кризиса сокращение издержек на бухгалтерию может стоять в числе первоочередных мер, и передача учета на аутсорсинг – это один из очевидных вариантов».

Т. Жулябина считает, что аутсорсинг также целесообразен для компаний, которые только начинают деятельность. «Например, несколько маклеров решили открыть свою фирму. Они еще толком не знают, насколько успешным будет их бизнес, и нанимать главбуха в этой ситуации кажется им несколько преждевременным. Поэтому на период становления бизнеса новички обращаются в специализированную структуру, которая оказывает бухгалтерские услуги вплоть до формирования отчетности. Это выгодно представительствам зарубежных компаний. Иностранцы, приезжая в нашу страну, мало знакомы с российским законодательством. Поэтому они обращаются в специализированные фирмы, чтобы те вели бухгалтерский и налоговый учет», – рассказывает она.

«Бухгалтерский аутсорсинг имеет свои особенности, – дополняет коллегу А. Филатов, – которые на первый взгляд могут быть восприняты как негативные. Так, руководитель, чувствуя потребность в контроле над важнейшим ресурсом организации – филиалами, хочет, чтобы бухгалтер был всегда «под рукой», а при внешнем обслуживании эти функции выполняет организация, находящаяся порой достаточно далеко от офиса. Зачастую именно этот нюанс является причиной отказа от введения внешнего бухгалтерского обслуживания, несмотря на все выгоды. На самом деле проблема контроля над финансовыми ресурсами при бухгалтерском аутсорсинге решается достаточно просто: организация устанавливает систему «Банк-Клиент» и следит за своим расчетным счетом в режиме «онлайн». Кроме этого бухгалтерская компания может регулярно (хоть ежедневно) делать отчеты о состоянии расчетного счета и средств организации и отправлять руководителю компании наиболее удобным способом связи. Составной частью обслуживания являются и консультации – как заочные, так и личные встречи с обслуживающим фирму бухгалтером, который всегда доступен по телефону, электронной почте. Разумеется, почувствовать все преимущества работы по системе аутсорсинга можно лишь выбрав в качестве партнера надежную компанию».

Выгоден ли аутсорсинг аутсорсерам?

Несмотря на то что необходимость вести учет в той или иной форме требуется почти от любого бизнеса, самостоятельные бухгалтерские компании сегодня все еще воспринимаются как нечто не совсем обычное. Потому чаще бухгалтерская работа входит как полноценное направление в бизнес консалтинговых или аудиторских компаний. Хотя, как отмечают и сами игроки, это все-таки разные виды деятельности. Аудит больше занимается изучением ситуации и выработкой рекомендаций, а бухгалтерия – практической работой по реализации чего бы то ни было.

«Говорить о выгодности бухгалтерской деятельности на данный момент очень сложно, – осторожничает Г. Бондаренко. – Сегодня бухгалтерские компании мало кто еще воспринимает серьезно потому, что бухгалтерская работа всегда была не до конца понятна, хотя в ее необходимости никто не сомневается. Понимание и ощущение того, что деятельность бухгалтерской компании может быть на самом деле серьезным, эффективным, надежным, налаженным, успешным бизнесом не для всех пока очевидно. Стоимость данных услуг не соответствует действительности – она занижена. Это, конечно, в большей мере относится к компаниям, которые большие средства тратят на привлечение клиентов, в некоторых случаях жертвуя качеством. Крупные компании, у которых есть багаж проектов, могут вести более выгодную игру на рынке, так как в основном услугами аутсорсеров пользуются по рекомендациям, которых не хватает малым компаниям. За обращение по рекомендации оплачивать услуги можно и подороже, так как уверенности в качестве услуги будет больше».

В то же время игроки считают, что это нужное направление «И так как оно достаточно динамично развивается в России – очевидно выгодное», – уточняет Р. Черепанов.

В. Шелепов оценивает рентабельность бухгалтерского направления как не самую доходную часть бизнеса: «Но ее наличие позволяет консалтинговым компаниям решать ряд других важных задач: придает большую стабильность поступлением в условиях высокого уровня сезонности аудиторских услуг, расширяет поле потенциальных клиентов, позволяет готовить кадровый резерв для аудиторской и консалтинговой деятельности», – подчеркивает специалист.

Ольга Еренкова