Продолжая цикл статей об аутсорсинге, мы решили затронуть такой щекотливый момент, как конфиденциальность.
Наряду с причинами, побуждающими передать ведение бухгалтерского учета сторонней организации:
■ концентрация внимания предприятия на своей основной деятельности;
■ материальные и временные затраты на решение таких вопросов, как поиск бухгалтеров, оценка их квалификации; прием и увольнение бухгалтеров; передача дел от одного бухгалтера к другому; обеспечение хранения документации. Ежемесячная оплата комплексных услуг специализированной компании в ряде случаев оказывается ниже заработной платы бухгалтера необходимой квалификации;
■ комплексное и качественное решение вопросов бухгалтерского учета, поскольку привлекаются специалисты различных направлений – аудиторы, консультанты в области налогообложения, а в компаниях-холдингах – юристы и оценщики, в том числе предоставляется возможность использования накопленного компанией профессионального опыта;
■ обеспечение взаимозаменяемости сотрудников без ущерба качества обслуживания, безопасность и обеспечение конфиденциальности вызывает наибольшее количество вопросов. Вопрос: а кто будет отвечать в случае, если контролирующие органы найдут ошибки в бухучете? – повисает в воздухе.
Согласно ст. 18 Федерального закона от 21.11.96г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», ответственность за искажение бухгалтерской отчетности несут руководитель фирмы и главбух. На них же налагается административный штраф за грубое нарушение правил бухучета (ст. 15.11 КоАП РФ). Выходит, что сторонняя организация, ведущая бухучет, ни при чем? Но в то же время вопрос о виновности руководителя остается открытым, ведь он принял меры по предотвращению нарушения: заплатил деньги, чтобы профессионалы вели бухучет на его предприятии. По действующему законодательству обслуживающая фирма не может платить штрафы за своего клиента. Однако обезопасить себя можно на стадии заключения договора на бухгалтерское обслуживание. В грамотно составленном договоре с аутсорсинговой компанией должен быть предусмотрен механизм компенсации штрафов, если они наложены за ошибки в бухучете, случившиеся по вине обслуживающей фирмы.
В нем может быть прописано страхование профессиональной ответственности специалистов на случай ошибки. Если такая ошибка возникла, то солидная компания, предоставляющая услугу бухгалтерского аутсорсинга, и ее страховщик должны гарантировать клиенту возмещение ущерба, в том числе штрафов и пени, начисленных налоговыми органами по их вине.
Таким образом, встав на бухгалтерское обслуживание, организация или предприниматель получают значительно более высокую защищенность в сравнении с другими формами ведения бухгалтерского учета, такими, как «приходящий» бухгалтер или при совмещении должностей бухгалтера и секретаря, директора, или при отсутствии приказа на предприятии о консолидированной ответственности – штатного бухгалтера и т.д., хотя бы потому, что он всегда может получить от курирующего его фирму бухгалтера-эксперта практический совет.
Кроме того, как уже было рассказано в предыдущих материалах, бухгалтеры-эксперты консалтинговых фирм, как правило, своим профессиональным знаниям и навыкам уделяют приоритетное значение, что является в определенном роде степенью защиты от нелепых случайностей.
Еще одно преимущество универсальных консалтинговых фирм заключается в наличии и применении инструментов внутреннего аудита, который позволяет предотвратить ошибки бухгалтера-эксперта при ведении бухучета фирмы-заказчика. К тому же, в случае обоснованного несогласия с решением контролирующего органа, с помощью налоговых адвокатов заказчик имеет возможность через суд доказать свою правоту.
«Очень тонкий момент, связанный с безопасностью, – проверки контролирующих органов, – говорит исполнительный директор консультационной группы «Частный Консультант» Андрей Филатов. – Контролирующие органы выходят для проверки правильности ведения бухгалтерского учета по месту нахождения компании. В этом случае консалтинговая компания предоставляет только запрашиваемые ими документы, что исключает возможность вторжения в реальную деятельность компании, выбивая почву для разного рода домыслов».
Когда основной бизнес окружает множество вспомогательных и целевых, то передача ведения бухучета части компаний на аутсорсинг выводит их из-под удара проверок. При этом исключается возможность путаницы документов, да и персонал не озабочен лишними вопросами. Этот фактор – не последний для среднего и крупного бизнеса. Конфиденциальность же должна обуславливаться корпоративной политикой аутсорсинговой фирмы – ее заинтересованностью в долгосрочном обслуживании клиентов, которая, безусловно, отражается на репутации фирмы-консультанта.
Бухгалтерский аутсорсинг не входит в перечень видов деятельности, на осуществление которых требуется лицензия (ст. 17 Федерального закона № 128-ФЗ от 08.08.01г. «О лицензировании отдельных видов деятельности»). В связи с этим целесообразно обращаться в компании, проработавшие на новосибирском рынке не один год и заслужившие репутацию надежного партнера.
Людмила Павлова
Уважаемые читатели! Редакция «Эпиграфа» заинтересована в вашем мнении о бухгалтерском аутсорсинге. Поделитесь вашим опытом передачи ведения бухгалтерского учета на аутсорсинг.
Принимаются анонимные собщения.
editor@epig.ru, т. 224-84-83.
+7 (383) 224-84-83
Подписка на газету "Эпиграф" с приложением "Налоги и право"